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Sitios para Oficinas de Abogados - Parte 1

posted Jun 13, 2012, 3:46 PM by Marcel Guzmán de Rojas Wesner   [ updated Aug 30, 2012, 9:00 AM ]
Los Google Sites pueden ser aprovechados por oficinas de abogados, proyectos legislativos y de reformas jurídicas.

Las oficinas de abogados realizan procedimientos para la mayoría de sus actividades, por ejemplo redactar y revisar contratos, tramitar registros de marcas, realizar trámites de registro de propiedad para sus clientes, etc. Son cientos de procedimientos los realizados por los abogados.
Estos procedimientos están en las cabezas de los abogados de la oficina. Esto implica que cuando un abogado desconoce un procedimiento que necesita realizar, primero consulta con otro abogado en la oficina al que el procedimiento le es familiar, lo que puede requerir primero identificar a la persona que conoce el procedimiento. El conocedor del procedimiento puede omitir detalles al explicarlo y como consecuencia se cometen los mismos errores una y otra vez.

La alternativa es documentar el procedimiento, los requisitos, los datos de contacto de la institución donde se debe realizar, los pasos previos de autorización requeridos por la firma, etc. La mejor manera de documentar estos procedimientos es en un sitio web privado, con capacidad de búsqueda. Google Sites ofrece sitios con estas características.

Utilizando Google Sites, los abogados pueden documentar en plantillas estándar los procedimientos y cada vez que se enfrentan a requerimientos nuevos y cambios registran el cambio en el sitio. Usar Google Sites es tán fácil como usar Gmail o Word, el principio es el mismo, escribir texto formateado en una página.

Los abogados también pueden buscar en el sitio. Identificar las páginas que hablan sobre registro de marcas, por ejemplo, es mucho más fácil mediante la búsqueda al estilo Google que recorrer un índice o tabla de contenido.

Los procedimientos se vuelven obsoletos en poco tiempo. Cada vez que un abogado de la firma realiza el procedimiento con requerimientos distintos a los documentados en el sitio, puede añadir una nota al procedimiento o puede editar la página. Google Sites mantiene automáticamente las versiones anteriores de cada página, de esta manera es posible auditar los cambios y restaurar versiones anteriores.
Los usuarios del sitio se pueden suscribir, de esta manera recibirán un mensaje de correo electrónico cada vez que alguien publica algo nuevo o realiza un cambio en el sitio. Este es un excelente mecanismo de control de calidad y de difusión de la información.

El administrador del sitio puede ser un abogado de la firma, pues no se requieren conocimientos especiales para otorgar derechos de acceso a personas específicas, basta con registrar sus direcciones de correo electrónico.